En el ámbito de la propiedad horizontal se ha venido consolidando una práctica que, aunque repetida durante años, no necesariamente responde a los principios de una administración técnica y responsable: la construcción del presupuesto anual tomando como referencia casi automática indicadores generales como el incremento del salario mínimo o el índice de precios al consumidor. Esta costumbre, aceptada sin mayor discusión en muchas asambleas, ha terminado sustituyendo el análisis riguroso que realmente exige la sostenibilidad financiera de una copropiedad. Sin embargo, cuando se examina con detenimiento el marco jurídico aplicable, particularmente la Ley 675 de 2001, se advierte que en ningún momento el legislador impuso la obligación de indexar el presupuesto a dichos indicadores; lo que sí exige la norma es que la asamblea apruebe un presupuesto que garantice el adecuado mantenimiento, conservación y funcionamiento de los bienes comunes.
La diferencia entre un presupuesto técnicamente elaborado y uno simplemente indexado es profunda. El primero surge de un estudio real, consciente y documentado de las necesidades de autosostenimiento de la copropiedad para el año siguiente; el segundo es el resultado de una operación aritmética que, aunque cómoda, puede ser financieramente imprecisa. Cuando la administración presenta a la asamblea una propuesta basada exclusivamente en un porcentaje general, sin sustento en diagnósticos financieros y técnicos actualizados, lo que en realidad se está aprobando no es un plan de sostenibilidad sino una proyección automática que desconoce la realidad particular del edificio o conjunto residencial.
Cada copropiedad tiene una dinámica propia: infraestructura con diferentes niveles de desgaste, contratos con condiciones específicas, cartera con comportamientos variables, riesgos estructurales particulares y consumos de servicios públicos que no necesariamente siguen la tendencia de los indicadores macroeconómicos. Pretender que todas esas variables puedan resumirse en el porcentaje de incremento del salario mínimo o del IPC implica reducir la gestión administrativa a una fórmula genérica que no distingue entre lo urgente y lo accesorio, entre lo preventivo y lo correctivo, entre lo necesario y lo postergable.
Un verdadero presupuesto debe partir del análisis de la ejecución real del año que termina. Es indispensable revisar cómo se comportaron los ingresos, qué rubros tuvieron sobrecostos, cuáles presentaron subejecución, cuál fue el nivel de recaudo efectivo y cómo impactó la morosidad en el flujo de caja. De igual forma, debe realizarse una evaluación técnica del estado de la infraestructura: ascensores, redes eléctricas, sistemas hidráulicos, cubiertas, impermeabilizaciones, equipos de bombeo, sistemas contra incendio y demás componentes esenciales del funcionamiento común. Sin este diagnóstico previo, cualquier cifra proyectada carece de fundamento sólido.
Asimismo, resulta necesario examinar de manera individual los contratos vigentes. No todos los proveedores incrementan sus tarifas en la misma proporción ni todos los contratos están atados al salario mínimo. Algunos pueden tener cláusulas específicas de reajuste, otros pueden requerir renegociación, y algunos incluso podrían ser reemplazados por opciones más eficientes. Solo a través de este estudio detallado puede determinarse con precisión cuál será el verdadero costo operativo del año siguiente. De lo contrario, se corre el riesgo de sobreestimar gastos inexistentes o, peor aún, de subestimar obligaciones reales que terminarán generando déficit.
Cuando la asamblea ordinaria se realiza oportunamente dentro de los tres primeros meses del año, especialmente si tiene lugar en el segundo mes del trimestre permitido por la ley, ya se cuenta con el cierre contable consolidado del período anterior. Esto significa que la administración dispone de cifras reales y no de simples aproximaciones. En ese contexto, no existe justificación técnica para acudir a un indicador general como sustituto del análisis financiero concreto. El presupuesto puede y debe construirse sobre información verificable, sustentada en estados financieros certificados y en evaluaciones técnicas actualizadas.
La responsabilidad no recae únicamente en la administración. El consejo de administración tiene el deber de ejercer un control previo y estratégico, solicitando soportes, exigiendo cotizaciones comparativas cuando sea pertinente, verificando la coherencia entre ejecución histórica y proyección futura, y evaluando riesgos que puedan comprometer la estabilidad económica del conjunto. La asamblea, por su parte, no está llamada a votar porcentajes sino a aprobar un plan financiero razonado. Aprobar un incremento por costumbre no equivale a ejercer control; examinar rubro por rubro con criterio técnico sí constituye un verdadero acto de gobierno corporativo en propiedad horizontal.
La sostenibilidad de una copropiedad no depende de replicar automáticamente el comportamiento de la economía nacional, sino de comprender su realidad interna. Puede ocurrir que en un año determinado no se requieran incrementos significativos porque la infraestructura está en óptimas condiciones y los contratos se mantienen estables; también puede suceder lo contrario, que sea necesario un ajuste superior al indicador general debido a mantenimientos inaplazables o a riesgos detectados en diagnósticos técnicos. En ambos casos, la decisión debe surgir del estudio concreto y no de la inercia administrativa.
La práctica de indexar sin análisis puede generar dos escenarios igualmente problemáticos: el primero, un déficit progresivo que obligue posteriormente a cuotas extraordinarias; el segundo, una acumulación innecesaria de recursos que afecte injustificadamente el bolsillo de los copropietarios. En cambio, un presupuesto construido sobre la base de necesidades reales fortalece la transparencia, reduce la conflictividad interna y promueve la confianza en la gestión administrativa.
Entender el presupuesto como una herramienta estratégica y no como una fórmula automática implica cambiar la cultura financiera en la propiedad horizontal. Significa reconocer que la planificación exige estudio, que la responsabilidad implica sustento técnico y que la asamblea merece información clara y suficiente para tomar decisiones conscientes. No se trata de desconocer los indicadores económicos nacionales, sino de evitar que estos sustituyan el análisis particular que cada copropiedad requiere.
En definitiva, la aprobación del verdadero presupuesto no es un trámite formal ni una simple actualización porcentual; es el acto mediante el cual la comunidad define su capacidad de autosostenimiento, preserva su patrimonio común y proyecta su estabilidad futura. Cuando ese presupuesto nace de un trabajo serio entre administración y consejo, basado en diagnósticos reales y cifras consolidadas, se convierte en una herramienta de gobernanza responsable. Cuando nace de la costumbre de aplicar un indicador general, se reduce a un ejercicio mecánico que puede comprometer la salud financiera de la copropiedad. La diferencia entre uno y otro modelo no es meramente contable: es una cuestión de visión administrativa, de transparencia y de respeto por el patrimonio colectivo.
Escrito por :
Jorge Enrique Hernández Alonso
