Por Jorge Henrique H.
La administración de las copropiedades bajo el régimen de propiedad horizontal en Colombia constituye una función gerencial estratégica de alta responsabilidad que impacta de manera directa el patrimonio económico, la estabilidad jurídica, la infraestructura física y la convivencia pacífica de los copropietarios.
No obstante, la práctica tradicional ha estado frecuentemente empañada por metodologías empíricas, decisiones apresuradas y la denominada trampa del costo mínimo, donde se eligen propuestas basadas únicamente en los honorarios más bajos. Esta práctica suele derivar en una dedicación parcial insuficiente, falta de capacidad técnica e incapacidad para responder por las obligaciones legales, tributarias y operativas de la persona jurídica.
Asimismo, la contratación motivada por empatía personal o padrinazgo dentro del conjunto activa el efecto espejo o sesgo de afinidad, sobrevalorando la simpatía personal por encima de las competencias profesionales reales.
Designar a personas sin preparación técnica o vecinos desocupados bajo premisas asistenciales ignora que la representación legal exige conocimientos sólidos en derecho civil inmobiliario, contabilidad no lucrativa bajo normas internacionales, contratación de servicios y gestión integral del talento humano. Para corregir estas distorsiones, el consejo de administración debe asumir su responsabilidad fiduciaria, contratando a un gestor profesional con autonomía ejecutiva y evitando incurrir en el fenómeno de la coadministración.
Adicionalmente, la gestión administrativa está supeditada a un marco regulatorio transversal que desborda el ámbito exclusivamente inmobiliario. El profesional seleccionado debe demostrar dominio y capacidad de aplicación de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales en el manejo de censos y sistemas de videovigilancia, la Resolución 0312 de 2019 sobre los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las normas contables NIIF aplicables al sector no lucrativo, el Estatuto del Consumidor para reclamaciones de garantías constructivas y las obligaciones fiscales en materia de retención en la fuente y Registro Único de Beneficiarios Finales.
Asimismo, la convocatoria debe fijar un régimen estricto de inhabilidades e incompatibilidades que impida la vinculación de aspirantes con conflictos de interés o nexos de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad con miembros del consejo, el revisor fiscal o contratistas vigentes.
Antes de abrir cualquier convocatoria pública, el consejo de administración debe elaborar un diagnóstico de la copropiedad para definir la orientación estratégica del perfil requerido. Es indispensable diferenciar entre un perfil operativo, que se limita a ejecutar órdenes rutinarias trasladando la toma de decisiones al consejo y propiciando la paralización de la gestión, y un perfil gerencial, caracterizado por la proactividad, la visión prospectiva, la autonomía técnica y la presentación de un plan integral de trabajo respaldado por indicadores clave de rendimiento.
En esta etapa se evalúa también la modalidad del proponente, considerando que la persona natural suele representar un costo directo inferior, pero requiere asesorías externas independientes, mientras que la persona jurídica aporta un respaldo institucional multidisciplinario y continuidad operativa.
El proceso de selección debe formalizarse mediante Términos de Referencia que estipulen el objeto contractual, la experiencia específica acreditada de mínimo tres a cinco años en escalas similares, el cronograma de etapas y los documentos habilitantes obligatorios, tales como certificaciones laborales verificables y antecedentes disciplinarios y fiscales actualizados.
El pilar para garantizar la objetividad del proceso es la adopción de la entrevista estructurada, la cual somete a todos los candidatos preseleccionados exactamente al mismo cuestionario, en idéntico orden y bajo una misma guía de evaluación, eliminando la improvisación y los sesgos cognitivos. La evaluación de la experiencia real se apoya en preguntas conductuales articuladas mediante el método STAR, exigiendo al candidato desglosar situaciones pasadas en cuatro componentes: la Situación enfrentada, la Tarea asignada, la Acción implementada y el Resultado cuantitativo obtenido.
Para complementar el análisis, se formulan preguntas situacionales sobre escenarios hipotéticos complejos para evaluar el razonamiento lógico y la mediación bajo presión. La calificación se sistematiza a través de una rúbrica con anclas conductuales que asigna puntajes estandarizados en escala de uno a cinco puntos, asegurando que la decisión se fundamente en evidencias medibles.La calificación final de los aspirantes se consolida mediante una matriz cuantitativa de ponderación sobre cien puntos, distribuidos en un cuarenta por ciento para el perfil académico y experiencia acreditada, un treinta por ciento para la propuesta técnica de trabajo y plan de acción, y un treinta por ciento para la entrevista estructurada y verificación de referencias directas.
Dentro de la evaluación gerencial se analizan de forma continua los seis pilares operativos de la gestión: la administración financiera y presupuestal, la transparencia en la rendición de cuentas, el plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura, el cumplimiento normativo integral, los canales institucionales de comunicación y la mediación neutral de conflictos. Una vez determinado el ganador de la convocatoria, la vinculación se formaliza mediante un contrato de prestación de servicios profesionales de naturaleza civil o comercial, el cual reconoce total autonomía técnica, administrativa y financiera al contratista, descartando cualquier relación de subordinación laboral.
En cumplimiento del artículo 52 de la Ley 675 de 2001, el administrador seleccionado debe constituir e integrar pólizas de seguro de cumplimiento, pago de salarios y prestaciones del personal a cargo, y responsabilidad civil extracontractual, cada una por un equivalente al treinta por ciento del valor contractual. Finalmente, la supervisión del contrato corresponde al consejo de administración mediante reuniones mensuales de seguimiento basadas en indicadores de gestión, fiscalizando el cumplimiento del plan de trabajo sin intervenir en las decisiones operativas ni incurrir en coadministración.
La selección objetiva se consolida aplicando de manera permanente principios rectores fundamentales: la primacía de la institucionalidad sobre la urgencia mediante concursos de méritos, la prioridad del perfil gerencial proactivo, el respeto estricto al marco legal de la Ley 675 de 2001, la certidumbre de reglas en los Términos de Referencia, la estandarización de entrevistas conductuales, la medición transparente mediante rúbricas, la verificación rigurosa de antecedentes, el descarte inmediato de cualquier conflicto de interés, la formalización mediante contratos con garantías legales y el ejercicio de una supervisión orgánica respetuosa de la autonomía del administrador.
