El control interno en la propiedad horizontal se refiere a un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación que buscan asegurar que las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se manejen de acuerdo con las políticas trazadas por la alta gerencia, en contraste con las metas y objetivos. Este sistema integral incluye elementos de autorregulación, autocontrol, seguimiento, control y mejoras, permitiendo asignar con claridad las responsabilidades, funciones y acciones necesarias para la correcta administración de los recursos y de la información.
Mecanismos de Control Interno en la Propiedad Horizontal:
Manual de Control Interno: Documento integral que contiene normas y tareas a desarrollar, basado en procedimientos, sistemas y normas que resumen guías y orientaciones para desarrollar las funciones cotidianas.
Comunicación Directa: Herramientas que faciliten la comunicación entre residentes y administración, como plataformas digitales que permiten enviar mensajes masivos y mantener un historial de seguimiento.
Carteleras Informativas: Espacios visibles donde se publiquen noticias, eventos y solicitudes de la administración.
Votaciones Digitales: Sistemas que permitan realizar votaciones rápidas y eficientes para temas específicos dentro de la copropiedad.
Revisoría Fiscal: Evaluación de la efectividad, eficacia y eficiencia del control interno por parte de un revisor fiscal.
Formas de Evitar la Coadministración en el Control Interno
Definir Claramente las Responsabilidades: Asignar funciones específicas y claras a cada miembro del equipo para evitar la duplicidad de funciones y la coadministración.
Capacitación Continua: Capacitar a los encargados del control interno sobre sus roles y responsabilidades, así como sobre la importancia de mantener la independencia en sus funciones.
Evaluación y Supervisión Regular: Realizar auditorías y evaluaciones periódicas para asegurar que el control interno se esté aplicando correctamente y no se convierta en un mecanismo de coadministración.
Transparencia y Comunicación: Mantener una comunicación abierta y transparente entre todos los miembros de la copropiedad para evitar malentendidos y conflictos.
Personas Encargadas del Control Interno en la Propiedad Horizontal y Ejemplos de Aplicación
Asamblea de Propietarios: Máximo órgano social que toma decisiones importantes y supervisa la administración.
Ejemplo: La Asamblea de Propietarios puede establecer un comité de auditoría interna que revise periódicamente los estados financieros y los informes de gestión para asegurar la transparencia y la correcta administración de los recursos.
Consejo de Administración: Órgano encargado de la dirección y control de la copropiedad, asegurando el cumplimiento de las normas y políticas establecidas.
Ejemplo: El consejo de administración puede establecer un procedimiento de aprobación de gastos, donde todas las compras superiores a un monto específico deben ser aprobadas por el Consejo de Administración, asegurando así un control adecuado de los recursos financieros
Administrador: Persona responsable de la gestión diaria de la copropiedad, incluyendo la implementación de los mecanismos de control interno.
Ejemplo: El Administrador puede implementar un sistema de control de acceso a las áreas comunes, utilizando tarjetas electrónicas para registrar y monitorear el uso de estas áreas, garantizando la seguridad y el buen uso de los recursos.
Revisor Fiscal: Profesional encargado de evaluar la efectividad del control interno y asegurar que se cumplan las normativas legales, contables y administrativas.
Ejemplo: El Revisor Fiscal puede realizar auditorías trimestrales para verificar que los procedimientos contables y financieros se estén llevando a cabo correctamente, y presentar informes detallados a la Asamblea de Propietarios y al Consejo de Administración.
Por: Jorge Henrriquez
