La gestión de la propiedad horizontal en Colombia ha evolucionado hasta convertirse en una verdadera industria que, por su complejidad y el volumen de recursos que moviliza, requiere de un análisis profundo sobre sus mecanismos de salvaguarda. En este contexto, la administración de copropiedades no debe entenderse simplemente como una labor de mantenimiento físico, sino como la gestión integral de un riesgo social que exige una formación académica robusta y una ejecución técnica impecable. La ausencia de un sistema integrado de gestión de control interno en muchas de estas entidades ha facilitado la aparición de problemas graves como fraudes, desfalcos y el deterioro acelerado del patrimonio común. Por tanto, la implementación de modelos de control no es un lujo administrativo, sino una necesidad imperativa para garantizar la transparencia y la continuidad de la persona jurídica.
Un sistema de control interno efectivo debe fundamentarse en marcos técnicos reconocidos internacionalmente, como el modelo COSO, el cual se estructura a través de cinco componentes interrelacionados que incluyen el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, la información y comunicación, y el monitoreo constante. Sin embargo, la efectividad de estos mecanismos no depende solo de su diseño documental, sino de la idoneidad de los profesionales que los implementan y los ejecutan. Es fundamental que quienes lideren estos procesos posean una experiencia comprobada, ya que errores u omisiones en el ejercicio de la administración pueden originar tragedias económicas y sociales de gran magnitud. La profesionalización del administrador y de los órganos de control interno es el único camino para superar la informalidad que actualmente afecta a una gran parte del sector.
La segregación de funciones es uno de los pilares básicos para evitar el fraude y la manipulación de datos. En la propiedad horizontal, es común observar situaciones de dualidad y ambigüedad donde un mismo profesional interviene en la preparación de la información financiera y, simultáneamente, ejerce labores de fiscalización. Este tipo de prácticas genera amenazas inaceptables a la independencia y objetividad, invalidando la esencia del control interno. Los estados financieros deben ser certificados por el administrador y el contador, pero dictaminados de manera independiente por un revisor fiscal que no tenga vínculos que resten objetividad a su juicio. Cuando un solo individuo concentra el poder de autorización, registro y custodia, el sistema se vuelve vulnerable a operaciones sospechosas y actos de corrupción.
Uno de los activos más sensibles y expuestos a fraudes en las copropiedades es el efectivo, particularmente el dinero manejado en caja para necesidades inmediatas. Un control interno profesional debe establecer normas estrictas para el arqueo de fondos, prohibiendo que la misma persona encargada de la custodia realice su propia verificación. Asimismo, la gestión de ingresos y egresos debe estar debidamente justificada mediante documentos auténticos y procesos de registro correctos que permitan la trazabilidad de cada transacción. La ausencia de estos procedimientos detallados suele ser la puerta de entrada para el uso indebido de los recursos de los copropietarios.
El equilibrio en la aplicación de los controles es otro desafío crítico para la estabilidad de la propiedad horizontal. Por un lado, la inexistencia de mecanismos de control deja a la comunidad desprotegida ante la gestión ineficiente o malintencionada. Por otro lado, un sistema excesivamente burocrático y omnipresente puede paralizar la operación y generar conflictos innecesarios entre los residentes y la administración. Los controles deben ser proporcionales a los riesgos que pretenden mitigar y deben estar integrados de forma natural en los procesos operativos de la copropiedad, evitando convertirse en una carga pesada que oculte los detalles relevantes tras formalismos innecesarios.
La tecnología y la automatización emergen hoy como herramientas poderosas para mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de cartera, facturación y generación de informes. No obstante, el factor humano sigue siendo irreemplazable en la toma de decisiones estratégicas, el liderazgo organizacional y la gestión ética. Un administrador profesional debe saber equilibrar el uso de plataformas digitales con un criterio fidedigno y una responsabilidad fiduciaria que ninguna inteligencia artificial puede asumir en el marco legal actual. La automatización mal implementada puede incluso generar exclusión digital o vulnerabilidades en la ciberseguridad, lo que refuerza la necesidad de contar con expertos que supervisen estos procesos.
La asamblea general de propietarios y el consejo de administración juegan un rol determinante en la vigilancia de los profesionales contratados. Es su deber cerciorarse de que el presupuesto se ejecute conforme a las necesidades reales de la copropiedad y que los informes de gestión reflejen fielmente la situación económica y jurídica de la entidad. Sin embargo, se presentan casos graves cuando estos órganos se extralimitan en sus funciones o utilizan su cargo para obtener beneficios personales, lo cual debe estar explícitamente prohibido y sancionado en los reglamentos internos. Un sistema de control interno saludable requiere que cada actor conozca y respete sus límites competenciales, evitando interferencias que debiliten la estructura de gobernanza.
Finalmente, el cumplimiento normativo debe ir más allá de la simple adhesión a las leyes vigentes, como la Ley 675 de 2001, para incorporar principios de ética empresarial y transparencia. La identificación y valoración de los riesgos debe ser un proceso dinámico que considere la historia de errores de la entidad, la complejidad de sus operaciones y la idoneidad de su personal clave. Solo mediante la ejecución correcta de planes de auditoría y la implementación de manuales de funciones específicos, elaborados por profesionales experimentados, se podrá garantizar la salvaguarda de los recursos y la armonía en la convivencia ciudadana dentro de las copropiedades. El control interno no debe ser visto como un fin en sí mismo, sino como el instrumento esencial para asegurar que la propiedad horizontal cumpla sus objetivos de sostenibilidad y bienestar para todos sus integrantes.
Jorge Enrique H El caballero de la PH
