En el marco legal de la propiedad horizontal en Colombia, la correcta documentación de las decisiones tomadas por los órganos de dirección es un imperativo que garantiza la seguridad jurídica y la transparencia administrativa. Según lo dispuesto en la Ley 675 de 2001, las decisiones de la asamblea general de propietarios deben consignarse en actas suscritas por quienes actuaron como presidente y secretario de la respectiva sesión. Estos documentos no son simples relatos informales, sino registros que deben especificar obligatoriamente el carácter ordinario o extraordinario de la reunión, la forma en que se realizó la convocatoria, el orden del día agotado, el nombre y la calidad de los asistentes con sus unidades privadas y coeficientes, así como el detalle de los votos emitidos en cada determinación. En las reuniones del consejo de administración, la suscripción del acta corresponde a su presidente.
El proceso de formalización y publicidad de estas actas está sujeto a términos perentorios que el administrador debe observar con rigor para evitar vulnerar el derecho a la información de los copropietarios. Cuando la asamblea designa una comisión para verificar la redacción del acta, dicha tarea debe cumplirse en el plazo fijado por el reglamento de propiedad horizontal o, en su defecto, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la reunión. Una vez surtido este trámite, el administrador tiene la obligación legal de poner una copia completa del texto del acta a disposición de los propietarios en la sede de la administración dentro de un lapso no mayor a veinte días hábiles contados desde la fecha del encuentro. Además, es deber de la administración informar a los residentes sobre la disponibilidad del documento y dejar constancia de este hecho en el libro de actas indicando fecha y lugar de publicación.
El acceso a la información es un derecho fundamental del copropietario que se materializa a través de la solicitud de copias. El administrador tiene la obligación de entregar copias de las actas de asamblea y del consejo de administración a cualquier propietario que lo solicite, entendiéndose que el acta debidamente firmada constituye prueba legal de los hechos allí registrados mientras no se demuestre su falsedad. Este deber de entrega no se limita a las actas, sino que abarca todos los documentos que no posean reserva legal, como presupuestos, estados financieros, reglamentos y correspondencia general, excluyendo únicamente datos protegidos por habeas data o información estratégica de procesos judiciales en curso.
La negativa injustificada a entregar estas actas genera una situación de incumplimiento que activa mecanismos de control administrativo y sancionatorio de alta severidad, reforzados recientemente por el Decreto 768 de 2025. Ante el silencio o la negativa del administrador, el copropietario afectado puede acudir en reclamación ante el alcalde municipal o distrital, o ante el funcionario en quien este delegue tal facultad. La autoridad administrativa tiene la potestad de verificar si el documento solicitado carece de reserva legal y, de ser así, emitirá una orden de policía exigiendo la entrega inmediata de la copia solicitada. Este mecanismo busca evitar que las administraciones obstruyan el ejercicio de los derechos de los copropietarios mediante dilaciones injustificadas. Las consecuencias por ignorar una orden de entrega emitida por el alcalde o por el incumplimiento de los deberes de publicidad son diversas y afectan tanto al administrador como a la copropiedad. El incumplimiento de la orden administrativa acarrea sanciones de carácter policivo que pueden derivar en multas institucionales para la persona jurídica y multas personales para el administrador por el incumplimiento de sus funciones legales. Conforme a la Ley 1801 de 2016, las multas por comportamientos contrarios a la convivencia pueden llegar hasta los treinta y dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, dependiendo de la gravedad de la conducta. Además de las multas, el administrador que se niega sistemáticamente a entregar la documentación puede enfrentar sanciones disciplinarias internas según el reglamento y la terminación de su contrato de administración.
En el ámbito de las responsabilidades, el administrador responde personalmente ante las autoridades de policía por la desobediencia a las órdenes de entrega y por los perjuicios que, por dolo o culpa leve, ocasione a la copropiedad o a terceros. Por su parte, la copropiedad como persona jurídica debe responder ante el alcalde y los inspectores de policía, asumiendo las multas institucionales y los costos de los procedimientos policivos, lo que afecta el patrimonio común de todos los propietarios. Adicionalmente, el administrador podría enfrentar responsabilidad civil ante jueces de la república si el propietario solicitante logra demostrar que la falta de entrega oportuna de las actas le causó un daño económico o impidió la defensa de sus intereses en otros procesos legales. La existencia de un consejo de administración no exime al administrador de estas responsabilidades, aunque dicho consejo adquiere el deber de supervisar que el administrador cumpla con la actualización y entrega de los documentos obligatorios bajo el nuevo marco normativo
Jorge Enrique H El caballero de la PH
