Por Jorge Henrique H.
En el marco de la propiedad horizontal en Colombia, la revisoría fiscal no representa únicamente una exigencia de carácter legal para determinados inmuebles, sino que se erige como el pilar fundamental de la fe pública, el control de gestión y la transparencia financiera. La Ley 675 de 2001 establece que los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto tienen la obligación legal de contar con un revisor fiscal titulado, mientras que en las copropiedades de uso residencial dicha figura posee un carácter potestativo dependiente de la voluntad de la asamblea general de propietarios.
No obstante, en cualquiera de los dos escenarios, la continuidad en la función fiscalizadora resulta imprescindible para evitar vacíos en la supervisión de los actos de la administración y en la certificación de la información contable.
Para salvaguardar dicha continuidad, el ordenamiento jurídico prevé la designación de un revisor fiscal suplente. La inclusión del suplente responde a la necesidad orgánica de precaver contingencias derivadas de faltas temporales o definitivas del titular, asegurando que la persona jurídica de la copropiedad no quede desprovista del órgano de control interno en momentos críticos. El revisor fiscal suplente encarna una expectativa legal de ejercicio que se materializa exclusivamente ante la ausencia del principal, garantizando la firmeza de las actuaciones ante entidades de vigilancia, autoridades tributarias y la comunidad de copropietarios.
La facultad de nombrar al revisor fiscal y a su suplente recae de manera privativa, exclusiva e indelegable en la asamblea general de propietarios, tal como lo señalan el numeral quinto del artículo 38 de la Ley 675 de 2001 y las normas concordantes del Código de Comercio. La asamblea representa el máximo órgano de dirección de la copropiedad y reúne a la totalidad de los titulares de dominio.
Por esta razón, el pronunciamiento oficial de la Superintendencia de Sociedades y la doctrina técnica del Consejo Técnico de la Contaduría Pública han ratificado que bajo ninguna circunstancia la asamblea puede delegar esta elección en el consejo de administración, en el administrador o en comisiones particulares de propietarios.
El procedimiento de elección exige la aplicación estricta de las reglas de quórum y mayorías. La decisión debe ser adoptada por la mayoría absoluta de los votos presentes en la respectiva sesión, calculada en función de los coeficientes de copropiedad establecidos en el reglamento.
Asimismo, el período del revisor fiscal suplente coincide con el del principal y estará determinado en el reglamento de propiedad horizontal o, en su defecto, será de un año. Tanto el principal como el suplente deben ostentar la calidad de contadores públicos titulados, con tarjeta profesional vigente e inscripción activa ante la Junta Central de Contadores.
Dado que el suplente está destinado a asumir las mismas competencias y responsabilidades del principal, se encuentra sometido exactamente al mismo régimen riguroso de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés. La Ley 43 de 1990 y el artículo 205 del Código de Comercio imponen restricciones fundamentales orientadas a preservar la absoluta independencia y objetividad del juicio profesional.
En consecuencia, el suplente no podrá estar ligado por matrimonio o parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con el administrador, los miembros del consejo de administración o el contador de la copropiedad.
En los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, la legislación fija una prohibición expresa de carácter absoluto: el revisor fiscal suplente no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados en la copropiedad donde prestará sus servicios. Por el contrario, en las copropiedades destinadas a uso puramente residencial, la ley flexibiliza esta condición al permitir que el profesional sea propietario o residente, sin que ello invalide su nombramiento, siempre que no incurra en otras causas que comprometan la objetividad de sus conceptos.
El aspecto distintivo de la suplencia radica en su dinámica de activación. Mientras el revisor fiscal principal ejerza activamente sus funciones, el suplente permanece en estado de expectativa y no debe intervenir en las labores de fiscalización ni en la administración del inmueble. La revisoría fiscal es una función monocrática que no admite el ejercicio simultáneo o simultaneidad de decisiones entre el titular y el suplente, evitando con ello la dualidad de criterios o el fraccionamiento de la responsabilidad profesional.
La posesión efectiva del cargo por parte del suplente ocurre de pleno derecho cuando sobreviene la falta temporal o definitiva del principal.
La falta temporal comprende circunstancias tales como incapacidades médicas, licencias o ausencias justificadas; la falta absoluta se origina por renuncia, muerte, remoción del cargo o sobrevivencia de una inhabilidad legal. Para formalizar esta transición no se requiere convocar a una nueva asamblea general ni realizar una nueva votación, puesto que el acto de elección por parte de los propietarios ya otorgó la investidura legal al suplente desde el momento de su designación inicial.
No obstante, para garantizar la plena validez de las actuaciones y la oponibilidad ante terceros, la administración de la copropiedad debe adelantar el trámite de registro institucional. Esto implica formalizar la novedad mediante la comunicación motivada ante la administración municipal o alcaldía local correspondiente, adjuntando la copia del acta de la asamblea donde conste el nombramiento del suplente y el soporte de la ausencia del principal.
Este paso resulta vital para certificar la representación del control fiscal ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y entidades bancarias, previniendo que las declaraciones tributarias o dictámenes emitidos puedan ser tachados de invalidez por falta de firma autorizada.
La adecuada comprensión de la figura del revisor fiscal suplente constituye un indicador de madurez organizativa en las copropiedades. Lejos de ser un simple trámite burocrático, la elección consciente y oportuna de un suplente idóneo asegura que la fiscalización no se paralice ante imprevistos cotidianos. La previsión de la asamblea al otorgar facultades al suplente respalda el patrimonio común, fortalece el control interno y garantiza el cumplimiento continuo del ordenamiento normativo colombiano.
